Gestão Documental

Software de arquivo eletrónico de documentos que lhe permite o arquivo e classificação de documentos em formato digital, bem como a pesquisa e consulta rápida da informação por toda a empresa.

Documentos

Características

  • Fase de aprovação de documentos (documentos pendentes por classificação).
  • Campos de classificação de documentos:
    • Departamento: ex .: contabilidade, RH,…
    • Tipo documento: ex .: fatura, carta,…
    • Processo: circuito de aprovação
    • Arquivo: ex .: Bancos, Créditos,…
    • Seção: ex .: armazém.
    • Terceiro ano:
    • Autor
    • Observações.
    • Sumário.
    • Palavras-chave.

Arquivo

  • Digitalização de documentos.
  • Arquivo de documentos por e-mail.
  • Adicionar arquivos e imagens geradas por qualquer tipo de aplicação.
  • Anexar o código de barras aos documentos digitalizados (automática automática).
  • Possibilidade de visualizar os documentos na Internet \ Intranet.

Integração com ERP RCSoft

  • Associação entre documentos classificados na Documentação com o seu registo no ERP.
  • Arquivo em formato PDF de todos os documentos emitidos pelo ERP (ex .: faturas, recibos).
  • Vista pelo ERP de documentos arquivados na documental (ex .: sem conta corrente visualizar fatura) e vice-versa.

Estrutura de documento

  • Agrupar em pastas (ex. Grau de importância).
  • Associação entre documentos.
  • Gestão de versões de documentos.
  • Visualização de ficheiros e imagens arquivadas.
  • Extrair ficheiros para uma unidade de armazenamento.

GESTÃO DE ACESSOS

  • Gestão por níveis:
    • Genérico: interseção entre acessos definidos por “Tipo Documento” e “Departamento”.
    • Documento: atribuição de permissões para documentos em especifíco.
  • Versão de documento.
  • Administradores:
    • Definição de utilizadores para o qual têm acesso ilimitado dentro da aplicação.
  • Circuito de aprovação:
    • Definição de acessos por tarefa de autorização/utilizador.

PESQUISA

  • Indexada por classificação.
  • “Full text”.
  • Documentos “Arquivados” / “Em Aprovação”.
  • Versões de documentos: possibilidade de visualizar histórico de um documento.

CIRCUITO DE APROVAÇÃO

  • Implementação de circuitos de autorização por modo gráfico.
  • Tarefas de aprovação:
    • Múltiplos utilizadores.
    • Obrigação de decisão por utilizador.
    • Número de avaliações necessárias para aprovação.
    • Identificar o periodo temporal para execução.
  • Operações de decisão:
    • “Decidir”: utilizador com capacidade de aprovação.
    • “À Holland de”: utilizador de capacidade, delega-a a um outro outro utilizador.
    • “Opinião” é uma opinião de um ou mais exemplos de um processo de autorização.
  • Associação de anotações no processo de aprovação.
  • Colocação de alertas:
    • Gestão de decisões, possuindo uma função de atribuição / correção de atribuições.
    • Histórico de tarefas.
    • Visualizar gráfico de dados de diagnóstico por documento.

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